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自計化の手順

自計化の手順

ここでは、会計ソフトを使った「自計化を行う手順」について、御紹介させていただきます。

会計ソフト導入と初期設定

当事務所では、操作がしやすい点など、総合的に勘案した結果、JDLのソフトをメインで使用しております。
したがって、お客様に使用していただく会計ソフトもJDL IBEX出納帳net若しくJDL IBEX会計netを推奨しております。
もちろん、弥生会計や会計王等、他社の会計ソフトでの対応も可能です。

まずは、導入する会計ソフトを選定し、その会計ソフトに会社の基本情報、勘定科目等の初期設定を行います。

資料集め

まずは御社の帳簿作成に必要となる原始資料を用意しましょう。

具体的には、下記の資料をご用意していただくことになります。

・預金通帳(コピー)
・領収書
・現金出納帳
・売上請求書控 
・仕入・外注請求書
・その他請求書
・賃貸借契約書  
・固定資産購入明細 
・カード引落し明細
・小切手帳や手形帳のミミ
・借入金の返済予定表
・旅費交通費明細
・給与台帳
・在庫明細
・その他諸資料

※ 各会社によって原始資料も異なります。上記は一般的に考えられるものをピックアップ致しましたので、自社に見合った原資資料を御用意下さい。

証憑類の整理方法

基本的には、「月毎」そして「日付順」に整理していきましょう。

最初に、領収書を、現金で支払った領収書と、通帳から直接振り込んだ領収書や請求書に分けます。経理では、現金と各通帳を別々に処理しますので、まずは、現金なのか、どの通帳なのかを分ける必要があります。

たとえば、通帳から振り込んだ経費について、相手先から領収書を受け取っている場合、その領収書を現金のグループに入れてしまったら、経費を二重計上してしまうことになります。

銀行が発行する振込明細書は、通帳残高が記載されていたら、通帳からの支払いとわかります。通帳残高が記載されていないものは、現金での支払いとなります。

通帳からの支払いの場合は、領収書がなくて、請求書や通知書だけのことが多いのですが、請求書や通知書は領収書と同じように扱って整理します。支払ったことは、通帳によって証明できるからです。

現金での支払いの場合は、請求書や通知書だけで、経費に落とすことは原則できません。領収書か振込明細書が必要です。
請求書は日付順に年間分をまとめて保存しておいて良いですが、領収書は月毎にそして日付順に保存する様に心掛けましょう。

領収書の整理のコツは、下記の通りです。
① 月毎にまとめる
② ①を10日毎にまとめる
③ ②を日付順にまとめる
④ 月毎・日付順に整理したものをクリップかホッチキスで止めて、月ごとにクリアフォルダーに入れる。

会計ソフトへの仕訳入力

資料の整理ができたら、いよいよ会計ソフトへの入力を開始します。

なお、下記の手順にて入力を行う様にしましょう。

①売上の入力
まずは、収入を整理したいので売り上げから入力していきます。
一般的には、請求が納品・検収を兼ねているため、記帳のタイミングは、請求したときと回収した(代金が振り込まれた)ときです。

売掛帳を開き、画面上部の「補助科目」で事前に売掛金の補助科目として設定したクライアント名を選択し、クライアントごとに取引を入力していきます。勘定科目は「売上高」摘要に案件名、請求額といった感じで入力していきます。

続いて、回収したときの記帳方法です。同じ売掛帳で、勘定科目に「普通預金」補助科目に事前に設定した銀行名、適用に案件名、回収した金額を入力していきます。

② 預金の入力 
次に、銀行の預金通帳をもとに、既に入力済みの売上回収分の取引を除く、すべての取引を入力していきます。

預金出納帳を開くと、先に売掛帳で記入したうち、銀行口座に関係する取引が既に入力された状態になっているはずです。

③クレジットカードの入力
一例ですが、社長の個人名義のカード支払で、法人の経費にあたる買い物と、社長の私用購入費用が混在していることがあります。その場合は、まず、カード決済時に、法人の経費に該当する部分を借方「経費科目」・貸方「役員借入金」などとして入力していきます。

そして、法人から社長に返済した時、借方「役員借入金」・貸方「現預金」と入力します。

このとき、月々のカード請求明細を参考にして、月額請求額から社長個人私用分を除いた「法人にかかる請求額」を事前にまとめておくと楽に処理できます。

④現金の入力
そして、現金出納帳を用いた現金取引の入力です。
領収書・レシート等を見ながら、現金取引の経費にあたるものを入力していきます。

会計ソフトの操作指導

会計ソフトの操作方法や仕訳方法等、お客様がスムーズに入力できるまでサポートを行います。

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